Prosedur pengiriman barang yang
dipinjam oleh tamu
· Memilih dan memeriksa barang dalam
keadaan bersih dan berfungsi baik
· Mencatat barang dan kepada siapa barang
tersebut dikirimkan
· Kirimkan barang dan atur peletakannya
dengan tepat. Beritahukan kepada tamu tentang pemakaiannya, jika diperlukan.
Gunakan nama tamu ketika mengirim barang.
· Kumpulan formulir pinjaman setelah
ditandatangani tamu dan tinggalkan lembar salinannya untuk tamu (yang asli)
· Kembalikan salinan formulir pinjaman
tersebut ke kantor Housekeeping (1 lembar untuk arsip, 1 lembar untuk Front
Office)
· Catat ke dalam log book ( untuk barang
yang kecil seperti fasilitas untuk kamar mandi hanya perlu dicatat
pengantarannya pada log book).
TIPS
Perlu
untuk diingat! Perhatikan dan beritahukan dengan sopan kondisi barang yang akan
dipinjamkan pada tamu (agar tidak terjadi salah faham).
Jangan
lupa catat dengan jelas nama dan nomor kamar tamu serta tanggal peminjaman
barang.
Perhatikan
dan perlu diinformasikan pada tamu cara peletakkan dan pengaturan barang sesuai
dengan standar keamanan dan keselamatan kerja.
Mengatur perlengkapan yang dipinjam
oleh tamu
Beberapa peralatan perlu disiapkan untuk tamu seperti tempat
tidur tambahan, tempat tidur bayi, seterika dan meja seterika.
Ketika mengirimkan barang, konfirmasikan dengan tamu di mana
perlengkapan tersebut ingin diatur peletakannya. Jangan lupa menyebut nama tamu
saat berbicara atau pada saat melayani tamu.
a) Tempat tidur beroda / tempat tidur bayi (baby Cot):
·
Letakkan tempat tidur bayi dan buka lipatannya
·
Sesuaikan letak perabotan jika posisinya menyulitkan tamu
bergerak dengan aman
·
Siapkan tempat tidur bayi sesuai standar yang telah ditentukan.
b) Seterika dan Meja seterika :
· Letakkan meja seterika, buka lipatannya dan atur dengan
baik. Pastikan bahwa listrik tersedia di tempat yang diinginkan tamu.
·
Sambungkan seterika pada listrik dan simpan pada tempat yang
tepat di meja seterika tersebut.
·
Informasikan pada tamu cara pemakaian seterika dan
pengaturannya.
TIPS
Untuk barang yang menggunakan listrik, dan alat berteknologi
lainnya, anjurkan staff teknis untuk menyiapkannya.Perhatikan standar keamanan
dan keselamatan kerja.
Prosedur pengambilan perlengkapan yang
dipinjam oleh tamu
·
Konfirmasikan melalui telepon dan cari tahu apakah tamu
sudah selesai menggunakannya.
·
Jika barang tersebut sudah tidak diperlukan lagi, ambil
barang dan salinan formulirnya dari tamu.
· Kembalikan barang ke gudang. Periksa apakah barang tersebut
masih dalam keadaan baik dan simpan di tempat semestinya.
·
Catat pengembalian barang dalam log book.
·
Jika tamu telah keluar atau check out ambil barang dari
kamar tamu.
TIPS
Pada saat akan melakukan konfirmasi mengenai batas waktu penggunaan
barang pada tamu melalui telepon, untuk memastikan apakah tamu sudah selesai
menggunakannya, perlu diingat/diperhatikan waktu yang telah disepakati agar
tamu tidak tersinggung/ komplain.
