PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG YANG DIPINJAM OLEH TAMU, MENGATUR PERLENGKAPAN YANG DIPINJAM OLEH TAMU, DAN PROSEDUR PENGAMBILAN PERLENGKAPAN YANG DIPINJAM OLEH TAMU

Prosedur pengiriman barang yang dipinjam oleh tamu

·     Memilih dan memeriksa barang dalam keadaan bersih dan berfungsi baik

·     Mencatat barang dan kepada siapa barang tersebut dikirimkan

·     Kirimkan barang dan atur peletakannya dengan tepat. Beritahukan kepada tamu tentang pemakaiannya, jika diperlukan. Gunakan nama tamu ketika mengirim barang.

·     Kumpulan formulir pinjaman setelah ditandatangani tamu dan tinggalkan lembar salinannya untuk tamu (yang asli)

·     Kembalikan salinan formulir pinjaman tersebut ke kantor Housekeeping (1 lembar untuk arsip, 1 lembar untuk Front Office)

·     Catat ke dalam log book ( untuk barang yang kecil seperti fasilitas untuk kamar mandi hanya perlu dicatat pengantarannya pada log book).

TIPS

Perlu untuk diingat! Perhatikan dan beritahukan dengan sopan kondisi barang yang akan dipinjamkan pada tamu (agar tidak terjadi salah faham).

Jangan lupa catat dengan jelas nama dan nomor kamar tamu serta tanggal peminjaman barang.

Perhatikan dan perlu diinformasikan pada tamu cara peletakkan dan pengaturan barang sesuai dengan standar keamanan dan keselamatan kerja.

Mengatur perlengkapan yang dipinjam oleh tamu

Beberapa peralatan perlu disiapkan untuk tamu seperti tempat tidur tambahan, tempat tidur bayi, seterika dan meja seterika.

Ketika mengirimkan barang, konfirmasikan dengan tamu di mana perlengkapan tersebut ingin diatur peletakannya. Jangan lupa menyebut nama tamu saat berbicara atau pada saat melayani tamu.

a) Tempat tidur beroda / tempat tidur bayi (baby Cot):

·     Letakkan tempat tidur bayi dan buka lipatannya

·     Sesuaikan letak perabotan jika posisinya menyulitkan tamu bergerak dengan aman

·     Siapkan tempat tidur bayi sesuai standar yang telah ditentukan.

b) Seterika dan Meja seterika :

·  Letakkan meja seterika, buka lipatannya dan atur dengan baik. Pastikan bahwa listrik tersedia di tempat yang diinginkan tamu.

·     Sambungkan seterika pada listrik dan simpan pada tempat yang tepat di meja seterika tersebut.

·     Informasikan pada tamu cara pemakaian seterika dan pengaturannya.

TIPS

Untuk barang yang menggunakan listrik, dan alat berteknologi lainnya, anjurkan staff teknis untuk menyiapkannya.Perhatikan standar keamanan dan keselamatan kerja.

Prosedur pengambilan perlengkapan yang dipinjam oleh tamu

·     Konfirmasikan melalui telepon dan cari tahu apakah tamu sudah selesai menggunakannya.

·     Jika barang tersebut sudah tidak diperlukan lagi, ambil barang dan salinan formulirnya dari tamu.

·  Kembalikan barang ke gudang. Periksa apakah barang tersebut masih dalam keadaan baik dan simpan di tempat semestinya.

·     Catat pengembalian barang dalam log book.

·     Jika tamu telah keluar atau check out ambil barang dari kamar tamu.

TIPS

Pada saat akan melakukan konfirmasi mengenai batas waktu penggunaan barang pada tamu melalui telepon, untuk memastikan apakah tamu sudah selesai menggunakannya, perlu diingat/diperhatikan waktu yang telah disepakati agar tamu tidak tersinggung/ komplain.