MERINCI PERMINTAAN TAMU, MENDOKUMENTASIKAN DAN MENGKONFIRMASIKAN PERMINTAAN TAMU

Guest loan item

Guest loan item adalah Barang atau perlengkapan hotel yang dipinjam oleh tamu. Guest loan item terbagi menjadi 2 kelompok yakni :

·  Guest loan item with additional charges (dengan tambahan biaya), yakni barang-barang tertentu benilai tinggi dan perlu adanya perawatan khusus yang membutuhkan biaya, contohnya : extra bed, baby cot, wheel chair, LCD/infocus, OHP, Laptop, slide/screen, dan lain-lain.

· Guest loan item without additional charges (tanpa tambahan biaya), yakni barang-barang tertentu yang tidak terlalu membutuhkan biaya dan perawatan khusus, contohnya: iron and iron board, adaptor/charger, electric jack, hair dryer, praying mat/sajadah, mukenah, scissors, cutter dan lain-lain. Khusus untuk peminjaman iron and iron board biasanya hotel membatasi lamanya waktu peminjaman maksimal 2 jam, hal ini mengingat adanya tamu lain yang akan meminjamnya lagi.

Beberapa dokumen untuk mencatat permintaan/peminjaman barang Hotel oleh tamu:

Log book :

·   Diisi oleh bagian Order taker dan disimpan di housekeeping.

·   Berisi laporan singkat dari tamu/room attendant yang mendapat informasi langsung dari tamu mengenai barang/perlengkapan kamar yang akan dipinjam oleh tamu.

Formulir permintaan tamu :

·  Diisi oleh room attendat yang mengantarkan permintaan tamu beserta keterangan/ kondisi barang pada saat dikembalikan oleh tamu.

·   Disimpan di Housekeeping.

Formulir peminjaman barang :

·   Diisi oleh tamu yang meminjam dan petugas yang mengantarkan barang permintaan tamu.

·   Ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Contoh Dokumen/Formulir Peminjaman Barang Hotel Untuk Tamu

                                                                       Log Book

No.	Tanggal	Uraian Jenis barang	Keterangan		Oleh Petugas
			Nama Tamu	No. Kamar

                                                          Formulir Permintaan Tamu

No urut	No kamar	Tanggal		Jenis Barang	Keterangan barang		Oleh Petugas
		Pinjam	Kembali		Awal	Akhir	Pengantar	Penerima

                                                   Formulir Peminjaman Barang

Nama Tamu       : ......................................................... Nomor Kamar   : ......................................................... Jenis Barang      : ......................................................... Tgl Check Out   : ......................................................... Silahkan hubungi Kantor Housekeeping pada Ext ……...... apabila anda telah selesai menggunakan barang atau bagian Front Office bila anda meninggalkan hotel. Bila ada yang hilang / rusak akan dikenakan biaya : Rp …………….....           Tanda tangan petugas,                                                     Tanda tangan tamu,       ............................................                                            ......................................... 1. Tamu 2. Front office 3. Housekeeping

TIPS

Untuk permintaan barang-barang yang kecil, seperti permintaan tambahan guest supplies/ amenities, cukup dicatat ke dalam log book saja untuk mengetahui pengantarannya.

Sedangkan barang yang lainnya sebelum dicatat kedalam formulir peminjaman barang, perhatikan baik-baik kondisi barang sebelum dikirim ke tamu, untuk memastikan kondisi yang sama pula pada saat diambil kembali. Jangan lupa untuk mengisi formulir dengan lengkap dan jelas!